Préambule
Dans cet article, Léon Constantin FOPA, fondateur de LOHCE, partage avec nous 9 conseils pour réussir nos réunions professionnelles à distance.
Tu peux suivre l’actualité de LOHCE, le leader de la vente en ligne de billets de bus au Cameroun, sur www.lohce.com.
Lire aussi : “5 Stratégies pour fidéliser tes clients et booster tes ventes, par LOHCE “
9 astuces pour réussir tes réunions professionnelles à distance :
Une réunion réussie est un moment d’échange qui apporte quelque chose à chaque participant.
Dans le cas des réunions à distance, le défi est plus grand car tout le monde est à distance et la concentration est plus difficile à maintenir.
Voici 9 astuces à suivre absolument pour réussir toutes tes réunions à distance.
1. Évite l’improvisation lors des réunions
Quand tu planifies une réunion à distance, il est crucial de ne pas l’improviser.
Si tu appelles les membres à l’improviste, il est fort probable qu’ils ne soient pas disponibles pour répondre. Même s’ils répondent, ils pourraient ne pas être pleinement concentrés sur la discussion.
2. Utilise des outils de visioconférence avec partage d’écran
Opte pour des outils qui permettent le partage d’écran.
Les informations visuelles sont puissantes pour maintenir l’attention de tous les participants et garantir qu’ils suivent ce qui est présenté. Choisis un outil de visioconférence convivial et fiable, comme Zoom ou Microsoft Teams.
Privilégie ceux qui facilitent la communication et la collaboration à distance, tels que Google Meet.
3. Informe les membres de l’ordre du jour à l’avance
Définis un ordre du jour clair et concis.
Assure-toi que tous les participants connaissent l’ordre du jour avant la réunion pour qu’ils puissent se préparer en conséquence et rester concentrés sur les objectifs. Une réunion bien préparée est plus efficace.
En informant les participants de l’ordre du jour à l’avance, tu les aides à se préparer mentalement et à poser des questions pertinentes s’ils ne comprennent pas quelque chose pendant la réunion.
4. Instaure un rituel de début de réunion
Avant de démarrer la réunion, demande à tout le monde de prendre quelques secondes pour faire un petit exercice de début de réunion.
Voici quelques exemples :
- Demande à la personne au hasard :
- Avons-nous prévu un compte-rendu pour cette réunion ?
- En avons-nous vraiment besoin ?
- Réponds à haute voix :
- Quelle est l’heure exacte ?
- Avons-nous commencé à l’heure prévue ?
- Sinon, quel a été l’écart ?
- Demande à l’équipe : “Est-ce important ?”
- Demande au propriétaire de la réunion :
- Pourrais-tu nous indiquer la question la plus importante à laquelle répondre aujourd’hui ?
- Accorde 20 secondes de silence à tous pour penser à :
- Quel bénéfice vas-tu obtenir de cette réunion ?
- Quel bénéfice aimerais-tu obtenir ?
- Est-ce que ta participation est obligatoire ?
- Es-tu uniquement optionnel ?
- Quel est ton rôle ici ?
Cela te permettra de commencer la réunion sur une note positive et organisée.
5. Désigne un gardien du temps et limite la durée de la réunion
Évite les réunions interminables en fixant une durée limite et en t’y tenant pour garder l’attention de tout le monde et maximiser la productivité.
Choisis une personne chargée de surveiller le temps et de rappeler régulièrement (toutes les 15 ou 30 minutes, selon la durée prévue) combien de temps il reste avant la fin de la réunion.
Cela aide à maintenir le rythme et à respecter l’horaire.
6. Utilise des visuels et des supports multimédias
Rends la réunion plus dynamique et engageante en partageant des présentations, des documents et d’autres supports visuels pour illustrer tes points et maintenir l’intérêt des participants.
7. Utilise les fonctionnalités d’engagement, encourage la participation active
Implique tous les participants en posant des questions, en sollicitant leur avis et en les encourageant à partager leurs idées tout au long de la réunion.
Pour t’assurer que tout le monde suit, demande régulièrement aux participants de lever la main (via Google Meet) s’ils ont compris. Ceux qui ne lèvent pas la main peuvent alors prendre la parole pour demander des éclaircissements ou exprimer leurs opinions.
8. Conclus en demandant des retours sur les attentes
Termine la réunion en demandant à chacun si ses attentes ont été satisfaites.
Cela permet de clarifier les points éventuellement restés obscurs et de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde avant de se quitter.
9. Termine par un récapitulatif et un plan d’action
Assure-toi que chaque réunion aboutisse à des décisions et des actions claires en assignant des tâches spécifiques à chaque participant et en définissant des délais pour leur réalisation.
Conclus la réunion en résumant les points principaux discutés et en établissant un plan d’action clair avec des étapes à suivre et des responsabilités assignées pour assurer le suivi après la réunion.
En suivant ces conseils simples mais efficaces, tu seras sûr de réussir toutes tes réunions à distance et de maximiser la collaboration et la productivité de ton équipe, même lorsque vous êtes éloignés les uns des autres.
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Illustration de couverture : @negoubd (fille de FOPA Léon Constantin)
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